Whistleblowing - Hinweisgeberschutz im Unternehmen

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 02.07.2023 in Kraft getreten. Nun müssen alle Unternehmen im laufenden Jahr 2023 die Vorgaben des neuen Gesetzes umsetzen, ansonsten drohen Bußgelder. Besondere Aufgabenstellungen treffen vor allem private Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten. Diese müssen Meldestellen und Prozesse einrichten, Kommunikationskanäle schaffen, Mitarbeiter und Führungskräfte informieren und schulen, sowie Konzepte zum Umgang mit gemeldeten Fällen entwickeln. Aber auch alle anderen, kleineren Unternehmen müssen sich Gedanken darüber machen, wie sie sicherstellen, dass von Hinweis-Fällen betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowohl die Hinweisgeber als auch diejenigen, denen Regelverstöße vorgeworfen werden im Sinne des Gesetzes geschützt und die Vorgänge schnell und adäquat bearbeitet werden. Die knappe Zeit bis zum Ablauf der Umsetzungsfrist ist schnell vorbei und sollte genutzt werden, denn das Vorhandensein entsprechender Einrichtungen wird zukünftig Gegenstand bei Compliance-Prüfungen in Unternehmen sein. Der Leitfaden unterstützt bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes. Die Autoren führen durch die wesentlichen Inhalte des Gesetzes, zeigen zwingend notwendige Aufgaben und Gestaltungsalternativen auf und liefern Checklisten und Maßnahmenpakete zur Einrichtung eines betriebsinternen Meldesystems. Diese vor allem am Gesetzeswortlaut und ersten praktischen Erfahrungen orientierten Arbeitshilfen werden ergänzt um Überlegungen zur Einführung der neuen Einrichtungen, zur Kommunikation im Unternehmen und Gedanken zur Unternehmenskultur. Die Verantwortlichen im Unternehmen werden so in die Lage versetzt, zusammen mit ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater einen auf das Unternehmen zugeschnittenen, umfangreichen Schutz von Hinweisgebern nach den Vorgaben des Gesetzes umzusetzen.

Autorentext
Dr. jur. Stefan Lode leitet als Partner der Kanzlei Rückel & Collegen das Büro Düsseldorf. Er berät und vertritt Unternehmen im Wirtschaftsrecht, bei der Internationalisierung und Geschäftserweiterung, im Wirtschaftsstrafrecht & Compliance. Er arbeitete in verschiedenen, zum Teil US-amerikanischen Kanzleien. Von 2005 bis etwa 2015 war er als Führungskraft in der Geschäftsleitung zweier Medienkonzerne im Bereich Marketing & Vertrieb und Development tätig, hat eigene Unternehmen mit gegründet und andere als Unternehmensberater begleitet. Neben der juristischen Expertise hat er so auch Erfahrungen in der Unternehmensführung und Geschäftsentwicklung gesammelt.

Inhalt
1 Einführung und einige grundlegende Definitionen 1.1 Begriffsbestimmung des Whistleblowers, Hinweisgebers und der geschützten Informationen 1.2 Historische und aktuelle Beispiele 1.3 Notwendigkeit des Whistleblower- bzw. Hinweisgeberschutzes 1.4 Für die Allgemeinheit wichtige Informationen im Konflikt mit Vertraulichkeitspflichten 2 EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz 2.1 Entstehungsgeschichte 2.2 Diskussionen in Politik und Interessensgruppen 2.3 Wesentliche Inhalte der EU-Richtlinie 3 Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Deutschland 4 Hinweisgeberschutzgesetz 4.1 Vorbemerkung 4.2 Die Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) 4.3 Geschützte Personen 4.3.1 Arbeitnehmer & sonstige Mitarbeiter 4.3.2 Geschäftspartner & Dritte 4.3.3 Sachlicher Anwendungsbereich Meldung von Rechtsverstößen 4.3.4 Nicht geschützte Personen, Wegfall des Hinweisgeberschutzes 4.4 Meldestelle Verpflichtung für wen? 4.5 Verpflichtung für Unternehmen 4.5.1 Bedeutung der Unternehmensgröße 4.5.2 Sonstige Unternehmen 4.5.3 Behörden 4.6 Keine Meldestelle eingerichtet Bußgelder 4.6.1 Zeitplan ab wann müssen Unternehmen handeln? 4.6.2 Längere Frist für kleine Unternehmen 4.6.3 Anonyme Hinweise 4.7 Möglichkeit des Outsourcing 4.8 Gemeinsame Meldestellen mehrerer Unternehmen 4.9 Selber machen oder ausgliedern? 5 Konkrete Pflichten für Unternehmen aus dem HinSchG 5.1 Verbot von Repressalien 5.2 Einrichtung einer Meldestelle im Unternehmen 5.2.1 Interne Meldestelle Externe Meldestelle Offenlegung 5.2.2 Meldekanäle/interne Meldestellen Begriffsbestimmung 5.2.3 Konkurrenz der Meldestellen/Meldewege 5.2.4 Interesse des Arbeitgebers an Nutzung des internen Meldekanals 5.2.5 Anforderungen an die Meldekanäle 5.2.6 Vertraulichkeit von Meldekanälen 5.2.7 Sonderfall anonyme Hinweise 5.3 Bestimmung eines Mitteilungsempfängers 5.3.1 Person des Mitteilungsempfängers 5.3.2 Qualifikation der Mitteilungsempfänger 5.3.3 Personalabteilung als Mitteilungsempfänger und Meldestelle? 5.3.4 Betrieb der internen Meldestelle durch Dritte 5.3.5 Gemeinsamer Betrieb von Meldestellen 5.4 Aufgaben der Meldestelle 5.4.1 Informationspflichten/Schulungen 5.4.2 Mitarbeiterinformation 5.4.3 Information der Führungskräfte 5.4.4 Beteiligung des Betriebsrates 5.4.5 Information von Dritten außerhalb des Unternehmens 5.5 Verfahren für die Behandlung von Mitteilungen 5.5.1 Notwendige Maßnahmen zur Behandlung von Hinweisen 5.5.2 Fristen 5.5.3 Folgemaßnahmen, §18 HinSchG 5.5.4 Ablaufplan nach Hinweis 5.6 Anbindung an das Compliance-Management-System 5.7 Haftung des Unternehmens bei Verstößen gegen das HinSchG 5.7.1 Geldbußen 5.7.2 Schadensersatz 5.8 Verbot abweichender Vereinbarungen 6 Sonderfall: Sexualisierte Gewalt 6.1 Einführung, Beispielfall 6.1.1 Definition, ein paar Zahlen 6.2 Anwendbarkeit des HinSchG 6.3 Die psychologischen Fragestellungen 6.4 Kompetenzen der Meldestelle 6.5 Kritischer Schutzbereich des Gesetzes 6.5.1 Repressalienverbot 6.5.2 Schutz der Überbringer schlechter Botschaften? 6.6 Gefahr des Missbrauchs weitergehende Schäden 7 InterneKommunikation Exkurs:Unternehmensführung 7.1 Vertrauensbildung 7.2 Unternehmensführung, Wertekultur, Unternehmenskultur 7.3 Kommunikative Maßnahmen 7.3.1 Einrichtung der Meldestelle 7.3.2 Im laufenden Betrieb 8 Schlussbemerkung