Die Digitalisierung und der Faktor Mensch

Dieses Buch liefert wichtige Anregungen und konkrete Tipps für die erfolgreiche Einführung digitaler Prozesse im öffentlichen Dienst; und es beantworten entscheidende Fragen: Welche Faktoren sind für eine gelungene Umsetzung wichtig? Wer sollte beteiligt werden und wie? Wie kann man die unterschiedlichen Zielsetzungen und Motive erkennen und unter einen Hut bringen? Wie groß sollte eine Projektorganisation sein und welche Strukturen sind wichtig? Wie sollten Anforderungskataloge gestaltet werden und wie funktioniert dann die Überführung von der Theorie in die Praxis. Welche Instrumente, Werkzeuge und Methoden führen zur einer erfolgreichen Transformation?
Digitalisierungsprojekte sind komplex u.a. weil viele Personen, Motive und Anwendungsfälle unter einen Hut gebrachte werden müssen. Um einer solistischen Orientierung in der Projekt-Realisierung vorzubeugen, haben die Autoren das Persona-Konzept genutzt. Das übergeordnete Ziel des klassischen Persona-Konzeptesist die Erstellung eines klaren Profils der gewünschten Zielgruppe, fiktive Personen bilden Repräsentanten für die Zielgruppe. Das Persona-Konzept bietet Flexibilität, die viel Raum für Kreativität und individuelle Anforderungen lässt.
Diese Idee setzen die Autoren in Form von Interviews um. Die unterschiedlichen Anwender und Stakeholder kommen mit ihren Motiven, Wünschen und Ängsten zu Wort. So gelingt es über diese strukturierten Interviews, gleiche Sach- und Tatbestände aus unterschiedlichen Perspektiven zu beleuchten. Diese Transparenz ist ein wichtiger Pfeiler eines jeden Digitalisierungs-Projektes.
Auch wenn die so entwickelten Persona keine 1:1 Blaupause für Ihre Digitalisierungs-Projekte sein kann, so liefert es dem Leser doch ein großes Verständnis für die Erwartungen, Sorgen und Ängste aller am Transformationsprozess Beteiligter und zeigt zugleich einen Weg auf, wie diese für das eigene Projekt ermittelt werdenkönnen.
Der Interviewleitfaden und die Auswertesystematik werden als wieder verwendbare Werkzeuge mitgeliefert. Im Ergebnis entsteht ein Leitfaden zur Projektierung von Digitalisierung von Prozessen in der öffentlichen Verwaltung.
Die Umstellung auf digitale Verwaltungsabläufe macht nicht alle zufriedener. Geht man das Thema mit der Brechstange an, läuft man Gefahr, dass einige auf der Strecke bleiben. Alles was an der Oberfläche glänzt, ist nicht unbedingt praktikabel. Nach wie vor wird die Verwaltung die digitale Transformation nebenher erledigen müssen. Das Zauberwort Geschäftsprozessoptimierung bleibt häufig ein verborgener Zauber und am Ende sind alle nur so halb zufrieden. Das muss nicht sein.

Autorentext

Anna-Maria Krebs, Leiterin der IT-Steuerung der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie in Berlin, verantwortlich für die strategische Planung der Digitalisierung der Verwaltungsaufgaben und seit Mitte der 1980er Jahren in der Entwicklung von Informations- und Kommunikationssystemen in unterschiedlichen Branchen projektgeprüft zuhause.
Oliver Gollanek, Jahrgang 1973, IT-Security-Native, hantiert seit über 30 Jahren mit dem Thema IT-Sicherheit in all ihren Facetten und ist in einer großen deutschen Behörde noch immer täglich damit befasst.

Zusammenfassung
"... Der Schwerpunkt dieser Forschungsarbeit liegt in den vielfältigen Aspekten der Digitalisierung und ihren Auswirkungen auf die tägliche Arbeit mit Hauptgewicht öffentliche Verwaltung im weitesten Sinne. ... Das Autorenteam pflegt einen lockeren Stil, der aber die Ernsthaftigkeit des Bemühens nicht beeinträchtigt. Der Band vermittelt auszugsweise Meinungen und Einstellungen sowie Einschätzungen und Erwartungen, insbesondere auch Befürchtungen ..." (Controller Magazin, Jg. 45, Heft 4, Juli- August 2020)

Inhalt
Der Auftrag.- Der Auftrag, A und O sind ratlos.- Was wir wissen wollen.- Die Interviews.- Die Lösung.- Das Fazit.- Merkzettel für Digitalisierungsprojekte