Wikis in Unternehmen: Wie Wikis effektiv im Wissensmanagement eingesetzt werden können

Wissen wurde von Unternehmen (UN) lange als unternehmerische Ressource verschmäht. Heutzutage wird ein besonderes Augenmerk auf organisationales Wissen gelegt und es gilt als signifikante wettbewerbsvorteilgenerierende Ressource. Der Wunsch, solches Wissen managen zu wollen, scheitert jedoch häufig infolge fehlender Bereitschaft der Mitarbeiter, ihr Wissen zu teilen. Dadurch können schwerwiegende Probleme für das UN entstehen. Scheitert das Wissensmanagement (WM), kann dies eine erhebliche finanzielle Schädigung und ein Verlust von Wettbewerbsvorteilen für das UN bedeuten. Um solche kritischen Situationen zu vermeiden, müssen Mitarbeiter motiviert werden, ihr Wissen zu teilen. Eine Möglichkeit dazu bieten Wissensmanagementsysteme (WMS).
Bis Ende der 90er Jahre war der Mehrwert von WMS nicht ausreichend untersucht und dementsprechend auch nicht bekannt. Allerdings avancierten WMS zu einer festen technischen Institution in UN. Wird die Motivation der Mitarbeiter durch WMS richtig gefördert, steigert das den individuellen Beitrag von Wissen. Aus diesem Grund stellt sich die Frage, wie WMS gestaltet werden müssen, um Mitarbeiter dazu zu motivieren, ihr Wissen zu teilen.

Autorentext

Kerim Hajji, M. Sc.Wirt.-Inf., wurde 1989 in Köln geboren. Sein Studium der Wirtschaftsinformatik an der Universität Köln schloss der Autor im Jahre 2013 mit dem akademischen Grad Master of Science erfolgreich ab. Bereits während des Studiums sammelte der Autor umfassende praktische Erfahrungen im Wissensmanagement. Auch zu dieser Zeit konnte er seine Arbeiten in renommierten branchenspezifischen Konferenzen veröffentlichen. Nach seinem Studium war er weiter im Wissensmanagement tätig und durfte namenhafte Unternehmen in diesem Bereich beraten.

Leseprobe
Textprobe:
Kapitel 3. Mapping der Designprinzipien auf die Motivatoren:
Dieses Kapitel widmet sich der Fragestellung, welche Designprinzipien konkret welche Motivatoren unterstützen können. Zu Beginn werden all die Motivatoren vorgestellt, bei denen kein Handlungsbedarf besteht, danach werden die nicht ausreichend unterstützten Motivatoren vorgestellt. Ein Motivator gilt, mit einzelnen begründeten Ausnahmen, dann als nicht ausreichend unterstützt, wenn weniger als drei, auf unterschiedlichen Konzepten basierende, Prinzipien ihn unterstützten.
Für jeden Motivator werden, falls vorhanden, die Unterstützungsmöglichkeiten dargestellt und ihre Wirkungsweise erläutert. Anhand der Zuordnung kann ermittelt werden, für welche Motivatoren neue Designprinzipien entwickelt werden müssen und für welche nicht.
3.1 Ausreichend unterstützte Motivatoren:
Von den 18 Motivatoren werden acht bereits ausreichend von den identifizierten Prinzipien gefördert. Dabei handelt es sich um die Motivatoren Affective Commitment, Autonomy, Commitment, Fairness, Organizational Support, Quality Evaluation und System Quality. Bei diesen Motivatoren besteht kein Handlungsbedarf mehr.
3.1.1 Affective Commitment
Affective Commitment bezeichnet die Intensität und die Art und Weise, mit der sich ein Angestellter mit einem UN identifiziert, sich mit selbigem emotional verbunden fühlt und wie involviert er im UN ist. Je stärker die Identifikation und die emotionale Verbundenheit und je höher die Involvierung, umso eher neigen Angestellte dazu, ihr Wissen zu teilen. Folglich muss die Affektivität der Angestellten angereizt und somit die zuvor genannten drei Faktoren mit Hilfe eines Wikis gesteigert werden. Methoden, solche Reize zu setzen, lassen sich in den Designprinzipien einige finden.
Personalisierter Bereich:
Eine der wichtigsten Prinzipien um Affective Commitment zu erreichen ist, den Angestellten einen eigenen, personalisierten Bereich im Wiki zur Verfügung zu stellen. Dieser persönliche Bereich kann ein eigenes Profil sein, welches die Angestellten nach Belieben pflegen können, oder ein eigener Knowledge Space , in dem die Beiträge zusammengetragen werden, die die Angestellten in dem Wiki geleistet haben. Solch ein persönlicher Bereich verdeutlicht die Zugehörigkeit mit dem UN und signalisiert den Angestellten, dass sie ein Teil dieses UNs sind. Das Involvement der Angestellten wird so gesteigert.
Einbindung in Design- und Entwicklungsprozess:
Eine weitere Möglichkeit, um eine Verbundenheit der Angestellten mit dem UN zu schaffen ist es, die Angestellten stärker in den Design- und Entwicklungsprozess des Wikis einzubinden. Dadurch stärkt man nicht nur die Identifikation der Angestellten mit dem UN, sondern gleichzeitig auch die Involvierung selbiger in relevante Prozesse. Die Angestellten fühlen sich somit gebraucht und wertgeschätz. Im Idealfall bringen sie sich zusätzlich freiwillig stärker in das UN ein, indem sie ihr Wissen weitergeben.
Zugriffskontrollen:
Durch Zugriffskontrollen lässt sich ebenfalls erreichen, dass die Angestellten sich wertgeschätzt fühlen und dadurch ihr Wissen bereitwilliger teilen. Die Möglichkeit, nicht allen Angestellten denselben Zugriff auf das Wiki und somit auf das Wissen zu geben, kann genutzt werden, um bestimmten Angestellten ihr Wissen zu entlocken. Dieses Prinzip kann z. B. bei Angestellten Anwendung finden, die spezielles und für das UN wichtiges Wissen horten, dieses allerdings nicht abgeben möchten. Durch das Ausstatten dieser bestimmten Angestellten mit zusätzlichen Zugriffsrechten, steigt das Involvement und das Vertrauen der Angestellten in und ihre Verbundenheit mit dem UN, was in einer erhöhten Bereitschaft zur Wissensweitergabe resultieren kann.
Verdeutlichen der Wichtigkeit der Angestellten und Ermöglichen von Feedback:
Eine weitere Methode, die Angestellten stärker in Unternehmensprozesse mit einzubinden ist, die Angestellten über die Wichtigkeit ihrer P